Teams機能説明

特徴

ハブ基盤としての価値: コミュニケーションと文章管理の両方をサポートします

コミュニケーション基盤での得意不得意 ^{参考図書265_138}

文書管理/共有基盤での得意不得意 ^{参考図書265_139}

標準機能

ビデオ通話

• 参考文献2:^{参考図書265_023}
• オンライン会議やチャット、通話機能を使いこなそう
• Teams会議の録画を取得:^{参考図書265_241}

文字起こし

• Teamsで自動文字起こしをする方法とは?
• オンライン文字起こし対決！Google vs. Teams

文書管理機能

• チームの共有フォルダーを使う:^{参考図書265_024}
• チャットのメッセージにファイルを添付:^{参考図書265_259}
• チャットで共同編集:^{参考図書265_260}
• チャネル上でのファイル管理^{参考図書265_286}

チャット

アピールポイント

1. チャットの最大の特徴は「シンプルでスピーディな会話ができる」こと。 ^{参考図書265_255}
2. 編集作業を施したファイルは、その都度チャット上で自動保存し、常に最新バージョンだけを残します。 ^{参考図書265_255}
3. メンション^{参考図書265_258}

プレゼンス

1. プレゼンス説明1^{参考図書265_261}
2. プレゼンス説明12^{参考図書265_284}
3. 未読と既読^{参考図書265_294}

操作方法

1. 画面構成^{参考図書265_280}

2. 環境設定^{参考図書265_281}

3. Teamsのチャットでやり取りをする ^{参考図書265_256}

4. メッセージの重要度を設定する ^{参考図書265_257}

5. 新規でチーム、チャネルを作成する ^{参考図書265_263}

6. Teams会議を開く^{参考図書265_288}

7. 画面共有^{参考図書265_289}

8. 会議の記録^{参考図書265_291}

9. 遠隔保守^{参考図書265_290}

10. 文字起こし^{参考図書265_292}

チームとチャネル

• チームとチャンネルの役割の理解^{参考図書265_282}

• チームの中に設置した、定例会議や商品設計などの話題を分類・カテゴライズした専用セクションが「チャネル」:^{参考図書265_252}

  • 個別に会話や作業を行うことで、煩雑化しがちなコミュニケーションを整理できます。
    • 限定メンバーだけで作業をしたい場合、たとえば人事情報などを扱いたい場合では、プライベートチャネルと呼ばれる限定メンバー専用チャネルを設定することもできます。
      • プライベートチャネルにはチャネル名の横に鍵マークが出てきます。

• 命名規則^{参考図書265_271}

チーム・チャネルの設計指針^{参考図書265_295}

作成のコツ

• 「ホウ・レン・ソウ」と「ザツ・ソウ」でチャネルを整理します
• 命名規則を決めておく:「01_〇〇」「02_〇〇」といったように、先頭に番号をつけることで並び順を整理します
• ルールはWiki、OneNote等の特定の場所にまとめて、運用ルールを確認しやすくします
• プライベートチャネルは極力使わないこと
• プライベートチャネルは極力使わないこと

整理のコツ

• 使いやすい順番にチームやチャネルを並べ替えること
• 「非表示」「固定」を使って見やすくすること
• 使わなくなったチームはアーカイブして保存すること
• チームやチャネルの乱立を防ぎ、不要なチームやチャネルは削除すること
• Teamsでの作業中に、よく使うWebサイトを簡単に表示・閲覧できる方法^{参考図書265_269}

業務効率化(アピールポイント)

• 業務効率アップはこの3つでできる。 ^{参考図書265_253}
• 共同編集作業:1対1または少人数のチーム作業で、成果物が完成します。
  • メールによる共同編集作業は手間が多い ^{参考図書265_254}
• 会議運営作業:チームメンバーで情報を共有し、意思統一を図ります
• ワークショップ&セミナー作業:組織を変革し、組織の底上げを図ります
  • チーム<チャネル>の活用でセミナー運営の効率を大幅アップ ^{参考図書265_267}

設計ポイント

• チャットのデザイン^{参考図書265_285}

コミュニケーションの効率化(脱・メールコミュニケーション）

「あいさつなし。すぐ本題」というシンプルでスピーディなコミュニケーションが可能となる ^{参考図書265_251}

1. 残業が多いと感じている人ほどメールの送受信数が多い
2. 残業が多いと感じている人ほどメールに不安を感じている
3. 1日平均、16.27通のメールを送信、66.87通のメールを受信
4. メール1通を読むのにかかる時間は1分24秒(平均）
5. メール1通を作成するのにかかる時間は6分5秒(平均）

会議の効率化

1. 会議にまつわるムダが業務効率化の壁に ^{参考図書265_262}
2. チーム(チャネル)による会議運営の手順 ^{参考図書265_269}

オプション機能

Teams電話機能

21_Teams電話参照

Teamsカスタマイズ

• Teamsカスタマイズ

Microsoft公式

• Microsoft公式 Teams Essentials

引用文献

参考図書265_023:「誰でもできる!Microsoft365導入ガイド」の157ページ、株式会社ネクストセット、2023、村上 宏樹
参考図書265_024:「誰でもできる!Microsoft365導入ガイド」の168ページ、株式会社ネクストセット、2023、村上 宏樹
参考図書265_138:「ひと目でわかるMicrosoft 365 ビジネス活用編」の31ページ、日経BP、2022、西岡 真樹他
参考図書265_139:「ひと目でわかるMicrosoft 365 ビジネス活用編」の32ページ、日経BP、2022、西岡 真樹他
参考図書265_241:「Microsoft 365 SharePoint運用管理編」の705ページ、日経BP、2021、平野愛
参考図書265_251:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の18ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_252:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の23ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_253:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の31ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_254:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の34ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_255:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の37ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_256:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の40ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_257:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の50ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_258:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の52ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_259:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の54ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_260:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の56ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_261:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の58ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_262:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の66ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_263:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の72ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_267:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の108ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_269:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の144ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_271:「誰も教えてくれなかった!業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術」の147ページ、ダイヤモンド社、2023、山田榮一
参考図書265_280:「Teams仕事術」の13ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_281:「Teams仕事術」の15ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_282:「Teams仕事術」の17ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_284:「Teams仕事術」の39ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_288:「Teams仕事術」の84ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_285:「Teams仕事術」の53ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_286:「Teams仕事術」の72ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_289:「Teams仕事術」の113ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_290:「Teams仕事術」の116ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_291:「Teams仕事術」の121ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_292:「Teams仕事術」の125ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_294:「Teams仕事術」の150ページ、技術評論社、2022、椎野磨美
参考図書265_295:「Teams仕事術」の203ページ、技術評論社、2022、椎野磨美