SharePointとTeamsとの連携

内容

• 社内での情報共有のプラットフォームとして、SharePointが使用し理解すること。

詳細

• 社内同じMicrosoft365グループの場合、Teamsのデータ保存場所がSharePointであるという関係について。
• SharePointを理解することにより、Teamsでのファイルの保存場所や検索機能への理解が深まること。

メリット

• 社内ポータルとしての利用価値。セキュリティに守られた、ホームページとは異なる利用方法。
  • 外出先等、いつども、どこでもアクセスできるが、ホームページとは違いセキュリティ面で許可を受けたユーザーのみアクセスできます。
    • 営業マンが、客先等でも必要なドキュメント等を使う際、社内のドキュメントにアクセスして提示することが可能です。
• アプリケーションで利用するファイルがバラバラでも、全ファイルを全文検索することができ、すばやく情報にたどりつける機能を有しています。

TeamsとSharePointの連携と使い分け

特徴

• SharePointとMicrosoft Teamsの違いと連携方法をわかりやすく図解

• 知っていると得をする！SharepointとTeamsの違い・使い分け方法

• TeamsのデータはSharePoint またはOneDirveと連携して保存します。 ^{参考図書265_150>}
  

• 連携2^{参考図書265_297}

各コンテンツの保存先。(2022年7月時点)

Teamsのチーム作成時に、SharePointのチームサイトも自動的に作成します。

Teamsには「SharePointで開く」というメニューもあります。

チーム、グループでの情報共有という同じ用途があるものの、利用方法などが下図のように異なります。

運用方法に以下の特徴があります。

• Teams
  • リアルタイムかつ粒度が細かく動的な内容を共有します
  • プロジェクトを推進するため、起動しっぱなしの状態になります。
  • 会話レベルで何でもかんでも情報を集約させるため、時間が経過すると不要な情報が多すぎて、わかりにくくなります。
• SharePoint
  • ドキュメントなどの文書ファイルやリストのフォーム情報を中心に行います
  • SharePointは必要なときにアクセスして情報を得る形になるため、整理した情報を検索、閲覧に向いています。

テンプレート

• SharePoint_Microsoft_テンプレート集
• テンプレートでSharePointポータルサイト作り方

デモサンプル例

デモ画像

引用文献

参考図書265_150:「ひと目でわかるMicrosoft 365 ビジネス活用編」の252ページ、日経BP、2022、西岡 真樹他
参考図書265_297:「Teams仕事術」の214ページ、技術評論社、2022、椎野磨美