[IMPORTANT]
お問い合わせに対する自動返信メールの処理をExchangeを利用しても実現できることを確認します。
Exchangeのメールフロー機能を用いれば、会社全体でのメール送信ルールに違反した場合、理由を明示して送信できないようルールを自動適用します。また、メールルールを強制的に適用でき、教育にも展開できることを理解します。
[NOTE]
10:Exchange管理センターから、問い合わせの受信メッセージに対する自動応答の設定画面へ移動します。
11:下図のように自動応答する際の応答メッセージを設定します。
[NOTE]
20:問い合わせの受信メッセージを関係者に自動転送する設定をおこないます。
[NOTE]
30:問い合わせのメールが、問い合わせ受付専用のメールアドレス宛に送られてきたと仮定。
31:受付専用のメールアドレスでまずメールを受信。自動応答する設定になっている場合、上部にもその旨を表示します。
32:下図のように受信したメールは関係者にも自動転送します。
32:下図のようにメールを送信した相手にもメールを自動返信します。
33:メール以外にもTeamsを用いて、関係チャネルに情報展開することも可能です。
[NOTE]
40:下図のように添付ファイルのサイズが2MBを超える場合は、メールの送信を禁止するルールを作成します。
[NOTE]
50:2MBを超えたファイルを送信しようとした場合の対応
51:下図のように送信しようとすると、ルールを逸脱している旨の警告メッセージで注意を促すことができます。
52:警告を無視して強制送信しても、エラーメールで返却し、ルールを逸脱したメールは送信できないように対応することが可能です。
参考図書265_381:「ひと目でわかるOffice 365メール設定管理編Exchange Server 2016対応版」の77ページ、日経BP、2018、エディフィストラーニング株式会社 飯室 美紀